Infos pratiques

Vous trouverez dans cette section toutes les informations pratiques ainsi que les instructions de bonne utilisation du roadbook téléchargeables en .pdf en fin de texte.

PRESENTATION DE LA BALADE

BEGELUX organise le samedi 16 octobre 2021 une balade motorisée  dénommée : « BEGELUX Rally 2021 Fall Edition » ouverte à TOUS, tant aux véhicules anciens de collection qu'aux véhicules modernes.  

La randonnée n'est en aucun cas une épreuve sportive. 

Elle a pour finalité de permettre à des amateurs d'automobiles et à des collectionneurs de véhicules d'époque de faire rouler leurs véhicules dans des conditions de sécurité optimales et de mettre en valeur, en le faisant vivre, le patrimoine industriel que constituent ces véhicules. Elle favorise aussi les rencontres entre  néophytes et passionnés d'automobiles lors de la découverte du patrimoine paysager, architectural, culturel et historique de nos régions.  

La balade est organisée de façon à ce que chaque participant, quel que soit l'âge et la cylindrée de son véhicule, puisse effectuer le tracé dans de bonnes conditions de sécurité.  Elle se déroule sur route ouverte, dans le respect du code de la route, avec le souci de ne pas perturber la circulation des autres usagers de la route ni la tranquillité des riverains.  Le départ des participants est échelonné de façon à ne pas gêner le trafic routier.  

DESCRIPTION DE LA RANDONNÉE   

Il s'agit d'une randonnée de navigation sur base de roadbook se déroulant sur la voie publique de +/- 200 Km sans aucune notion de vitesse.  Les participants devront respecter le code de la route et être particulièrement vigilants lors des traversées de zones habitées.

Les équipages sont composés d'au moins 2 personnes (un conducteur et un navigateur). Toute personne supplémentaire présente dans le véhicule en plus du pilote et co-pilote, doit obligatoirement contracter la formule d'extra catering VIP proposée.  Les enfants sont également les bienvenus.  Consultez nous pour recevoir l'offre adaptée de la formule VIP.  Attention le nombre de places est limité.

DÉROULEMENT DE LA BALADE  

  • Inscriptions : les inscriptions sont ouvertes du 25 juin 2021 jusqu’au 1er octobre2021 ou jusqu’à l'atteinte du quota prévu. Des tarifs préférentiels 'early booking' sont valables pour toute inscription et paiement intégral avant le 16/07/2021.
  • Accueil et vérifications : les vérifications administratives se dérouleront le jour du départ de 9h00 à 10h00.
  • Déroulement de la balade  en 2 étapes. 
    • Départ de la balade : le 16 octobre 2021 à partir de 10h00 (1er départ) du parking de l'Open Source (station Total), route du Circuit 16, 4970 Francorchamps
    • Etape : le 16 octobre 2021 de 12h00 à 14h00 Châtau d'Urspelt, Am Schlass, L-9774 Urspelt
    • Arrivée de la balade : le 19 juin 2021 de 16h00 à 18h00  sur le parking de 

Forte de son expérience dans la réalisation de roadbooks sportifs accessibles à tout un chacun, l’équipe du BEGELUX Rally réalisera pour cette seconde édition de l’événement un roadbook entièrement en fléché métré.  Le roadbook ainsi réalisé comportera énormément d’indications de direction et d’éléments remarquables pour permettre de réaliser le parcours sans instrument de mesure de distance spécifique (distance-mètre et autres appareils de mesure).  Le but recherché est que chaque équipage puisse parcourir l’itinéraire sans rencontrer de difficultés.  Tout au plus, les équipages désirant se rassurer pourront utiliser une application gratuite disponible sur l’Apple Store et Google Play (Tripmeter par exemple) leur permettant éventuellement de confirmer certains changements de direction.  Des exemples concrets et des explications complémentaires peuvent être téléchargés à la fin de cette page.

Les participants sont responsables de leur approvisionnement en essence, huile et eau. Différents points de ravitaillement sur le parcours seront indiqués clairement dans le roadbook.

En cas d’obstacle imprévu sur l’itinéraire, un itinéraire de déviation sera mis en place par l’organisateur pour ramener les participants sur la bonne route.

VÉHICULES AUTORISÉS À PARTICIPER

Sont admis à participer : les véhicules d'époque (bienvenue aux Clubs ) ainsi que tous les véhicules modernes de deux essieux au minimum (=pas de moto). 

Le nombre de véhicules admis à prendre le départ est fixé à un maximum de 35 voitures afin de préserver la convivialité de cette randonnée.  

En cas d'inscriptions supérieures, une liste d'attente sera constituée et les inscrits seront personnellement avertis.                

ENGAGEMENT  

Les demandes d'engagement  peuvent être obtenues sur ce site en téléchargement.  Elles doivent être renvoyées complétées et signées par mail info@begeluxrally.com .

Le montant de la participation est fixé  à :

300 € TTC (270 € jusqu'au 16/07/2021) : 1 véhicule et 2 participants maximum incluant en + du petit déjeuner et du drink, le déjeuner du midi (apéro, entrée, plat, dessert et café, sans les boissons) servi au restaurant gastronomique du Château d'Urspelt.  Des exemples de menu sont disponibles dans le détail de chaque formule proposée dans le menu Réservation

Chaque engagement comprend pour un équipage de 2 personnes : le kit participant, la plaque souvenir de "rallye", les calicots à coller sur le véhicule, le roadbook ainsi que l'accueil petit-déjeuner le matin et le drink champagne ou bières locales  lors de la remise des prix à l'arrivée en fin d'après-midi.

Une formule de catering VIP incluant la même formule mais sans inscription de véhicule à 100 € TTC par personne peut être commandée en même temps pour les équipages de plus de 2 personnes via votre mode préféré. 

Les inscriptions peuvent se faire soit en ligne via le module Réservation ou en complétant le document téléchargeable et en le renvoyant à info@begeluxrally.com.

Les  paiements peuvent se font  par virement au numéro IBAN BE20 0004 6203 6056 

Toute demande d'engagement ne sera prise en compte que si elle est accompagnée du montant total de sa participation.  Attention ! Les inscriptions et paiements sont clôturés le 1er octobre 2021.

Le nom de l'équipage figurera sur les formulaires d'inscription ainsi que sur la liste des participants.   Les départs se feront dans l'ordre d'inscription.  Si vous désirez démarrer avec un groupe particulier de participants, merci de nous en informer par mail au plus tard 14 jours avant le départ.  Nous tenterons de répondre à votre demande. 

L'organisation se réserve le droit de refuser un engagement sans avoir à justifier sa décision.

ANNULATION

Par l'organisateur :

En cas d'annulation par l'organisateur pour des raisons indépendantes de sa volonté (raisons sanitaires, catastrophes... par exemple), les participants seront personnellement contactés afin de déplacer en priorité leur inscription à une des prochaines dates disponibles déjà prévues : le 18 ou 25 septembre 2022.

Par le participant :

En cas d'annulation par le participant jusque 2 semaines avant l'événement :  remboursement par virement de 100 % des sommes réglées.

Moins de 2 semaines avant l'événement : AUCUN remboursement ne sera effectué. Le transfert de l'inscription est toutefois possible.

Toute demande d'annulation devra obligatoirement être effectuée par mail ou via le formulaire de contact même si un premier contact téléphonique est établi. Vous recevrez dans les 24 h une confirmation de réception.

CONTROLES ADMINISTRATIFS

Ils permettront de s'assurer de la bonne identification du véhicule et de la correspondance avec le dossier d'inscription.  

Lors du retrait de son dossier, le conducteur devra être en mesure de présenter à l'organisation : 

- Son permis de conduire et celui de son navigateur si celui-ci est amené à conduire.

- Les pièces afférentes au véhicule engagé : carte grise, attestation d'assurance, certificat  du contrôle technique en cours de validité.

PLAQUES, PUBLICITÉS  

L'organisation fournira à chaque équipage 2 autocollant qui devront être apposés visiblement sur les vitres latérales du véhicule. Une plaque souvenir ne devant pas être apposée sur le véhicule sera offerte.         

ASSURANCES

Une police d'assurance R.C. Organisation sera souscrite par les organisateurs garantissant la responsabilité civile de l’organisation, ainsi que celle de tous les participants pour la durée de la manifestation. Une copie pourra être obtenue sur simple demande.  

Le participant reste seul responsable des dégâts matériels pouvant survenir à son véhicule ou aux tiers, ainsi que de tout dégât causé par son véhicule, ceux-ci n'étant en aucun cas de la responsabilité de l'organisation. 

RÈGLES DE BONNE CONDUITE

Par son engagement à la balade, chaque participant accepte les termes du présent règlement et décharge l’association organisatrice ainsi que ses membres de toute responsabilité à son égard et à celui de ses biens.  

Du fait de son engagement, chaque participant est considéré comme adhérent au présent règlement et accepte de se conformer aux décisions de l'organisation. Tous les cas non prévus au présent règlement seront tranchés par l'organisation et seront sans appel.  

AUCUNE RÉCLAMATION NE SERA ADMISE en raison du caractère amical de la randonnée.

L'organisation se réserve le droit d'apporter toute modification au présent règlement, au programme de la balade ainsi que de l'annuler en partie ou en totalité si les circonstances l'exigent.

COMPORTEMENT 

Tout participant sur le point d'être doublé, doit largement laisser le passage dès que le profil de la route le permet.   

Tout comportement inamical ou dangereux sera sanctionné par l'exclusion de la balade.  

Aucune impolitesse ne sera tolérée vis-à-vis des membres de l'organisation, contrôleurs et autres participants. Tout participant bloquant intentionnellement le passage aux autres participants sera exclu.

DROIT A L’IMAGE ET PROTECTION DE LA VIE PRIVEE

Par sa signature apposée lors de son engagement, le participant déclare abandonner son droit à l’image pour toute photo ou séquence filmée le représentant.  Par ce fait, il autorise les organisateurs du BEGELUX Rally à utiliser librement les photos ou séquences filmées qui seraient réalisées et le représentant, et ce, à des fins de promotion.