Praktische informatie- Huishoudelijk reglement

INLEIDING

Op zaterdag 17 juni 2023 organiseert BEGELUX de gemotoriseerde rondrit « Begelux Rally Editie #4» toegankelijk voor allen, zowel voor oldtimers, collectiewagens als voor moderne GT’s.

Deze rondrit is absoluut geen sportevenement en heeft enkel zin binnen een recreatief kader.

Ons enige doel is om liefhebbers van prestigieuze wagens en verzamelaars van vintage voertuigen de mogelijkheid te geven om in optimale veiligheidsomstandigheden deze te laten rijden. Hierbij willen we ook het industriële erfgoed, dat door deze voertuigen vertegenwoordigd wordt, in de kijker zetten. We wensen het contact tussen nieuwkomers en langer gepassioneerden aan te moedigen tijdens de ontdekking van ons landschappelijk, cultureel en historisch erfgoed.

De rondrit is in die mate opgesteld dat elke deelnemende voertuig, ongeacht zijn leeftijd en/of cc, de uitgestippelde route in alle veiligheid kan afleggen. We verblijven steeds op de openbare weg rekeninghoudend het verkeersreglement, de verkeersdrukte als ook de buurtbewoners. Het vertrek van de deelnemers bij de start en na de eerste etappe zal verspreid worden om het verkeer zo weinig mogelijk te hinderen.

BESCHRIJVING VAN DE RONDRIT

De « Begelux Rally 2023  #4» bestaat uit een navigatie rondrit van ongeveer 200 km, uitgestippeld op de openbare weg, waarbij de deelnemers gebruik maken van een klassieke roadbook. We kozen hiervoor de mooiste schilderachtige routes uit. Het is absoluut geen snelheidswedstrijd. De deelnemers worden verzocht om steeds het verkeersreglement te hanteren en extra voorzichtig te zijn binnen de bebouwde kom en speelzones.

De bemanning van de voertuigen bestaat telkens uit twee personen, de bestuurder en de copiloot-navigator.

Indien u meer dan 2 personen wenst mee te nemen in uw voertuig, moeten deze als extra worden geboekt, voor de verzekering en de catering.  Kinderen zijn ook welkom. Neem contact en vraag ons een aangepaste offerte indien u kinderen onder de 12 jaar wenst in te schrijven. Voor kinderen boven de 12 jaar geldt het normaal tarief. Opgelet, het aantal deelnemers voor de VIP-formule is beperkt. 

VERLOOP VAN DE RONDRIT

Onthaal : Tussen 9u en 10u kunt u zich aanmelden aan de onthaalbalie om uw aanwezigheid te bevestigen. Mogen wij u vragen uw voertuigpapieren en rijbewijs bij de hand te hebben, alsook het gegevensblad en document van afstand van verhaal (indien u dit nog niet had doorgstuurd). De organisatie zal zich genoodzaakt voelen de deelname te weigeren mochten de nodige documenten ontbreken.

U ontvangt er tevens het ontbijtpakket en het deelnemerspakket met de nodige informatie en vouchers.

Vertrek : Vanaf 10u laten we de eerste deelnemers vertrekken vanuit : plaats nog te bevestigen

Etappe-Stopplaats : Tussen 12u30 en 14u30 verwachten we alle deelnemers aan restaurant plaats nog te bevestigen. U kunt er hier uw middagmaal nuttigen.

Vanaf 14u30 laten we de eerste deelnemers opnieuw vertrekken.

Aankomst: tussen 16u30 en 18u worden alle deelnemers verwacht in plaats nog te bevestigen.

Bij eventuele verkeershinder op de uitgestippelde route zal de organisatie, indien mogelijk, de originele route voorzien van een veilige wegomleiding.

De deelnemers worden geacht zich te voorzien van voldoende brandstof, olie en water voor de rondrit. De mogelijke tankstations en bevoorradingspunten worden ook vermeld in de roadbook.

TOEGELATEN VOERTUIGEN

Zijn toegelaten voor de « Begelux rally 2023 » : alle oldtimers na 1950, vintage collectiewagens en moderne GT’s al dan niet in clubverband.

Zijn niet toegelaten voor de « Begelux rally 2023 » : alle oldtimers voor 1950, moto’s en sidecars, tricycles en andere voertuigen die niet vermeld staan in de toegelaten categorie.

Bij enige twijfel neemt u best contact met de organisator via  info@begeluxrally.com.

INSCHRIJVING EN TOEZEGGING

Inschrijvingen : U kunt zich inschrijven voor de « Begelux Rally 2023 » vanaf 15 november 2022  tot en met 2 juni 2023 zolang het maximaal aantal deelnemers niet bereikt is.

Indien de inschrijvingen volzet zijn, kunt zich op een wachtlijst inschrijven door een bericht te sturen naar de organisator via mail info@begeluxrally.com.

Toezegging : Voor de deelname dienen de deelnemers het toezeggingsformulier te vervolledigen en af te geven voor de start. Deze kan eenvoudig verkregen worden bij inschrijving via mail of kan op voorhand gedownload worden via onze site. Een gescande kopie met handtekening kan ons via mail worden opgestuurd.

Deelnameprijs :  de prijs is afhankelijk van de gekozen formule en supplementen.

Kinderen zijn ook welkom. Neem contact en vraag ons een aangepaste offerte indien u kinderen onder de 12 jaar wenst in te schrijven. Voor kinderen boven de 12 jaar geldt het normaal tarief.

Betaalmogelijkheden :

- Per overschrijving op rekeningnummer vemeld op de inschrijvingsformulier

Deelname en toezegging enkel als de organisator het volledig bedrag van de inschrijving in ontvangst heeft genomen.

De namen van deelnemers zullen verschijnen op de inschrijvingsformulieren alsook op de deelnemerslijst. De vertrekken op de dag zelf worden volgens de inschrijvingsvolgorde gepland. De deelnemers met een VIP-formule zullen als eerste vertrekken volgens de inschrijvingsvolgorde. Dit om voldoende tijd te garanderen voor het nuttigen van de maaltijd op de eerste etappe. Indien u samen met één of meerdere of in groepverband wenst te vertrekken, gelieve ons per mail te verwittigen minimum 14 dagen voor vertrek. We proberen aan uw vraag tegemoet te komen.

De organisatie heeft het recht om een deelname te weigeren zonder zich te moeten verantwoorden.

ANNULATIE

Door de organisator : Indien de organisator bij overmacht (overheidsmaatregelen, natuurramp,e.a.) genoodzaakt wordt om het evenement te annuleren, zullen de deelnemers persoonlijk op de hoogte gebracht worden. De inschrijvingen worden overgezet naar volgende voorziene datum in 2023 of 2024.

Door de deelnemer :

Bij annulering tot 1 week wordt 100% van het totale bedrag teruggestort per overschrijving.

Bij annulering 1 week voor vetrek zal GEEN terugbetaling van de organisator kunnen gevorderd worden. De inschrijving is wel overgevelbaar

De annulering dient schriftelijk worden ingediend per mail of contactformulier (ook na mondelinge melding). Uw aanvraag wordt binnen de 24u behandeld.

ADMINISTRATIEVE CONTROLE

Voor vertrek worden de deelnemers verwacht aan het onthaal om zich aan te melden en voor een administratieve controle.

Voor we het deelnemerspakket kunnen overhandigen worden de deelnemers verzocht hun documenten voor te leggen aan de organisator.

Volgende documenten worden gevraagd:

- een geldig rijbewijs van de chauffeur (eventueel ook die van de copiloot indien deze ook tijdens het evenement achter het stuur plaats neemt)

- de papieren van het voertuig: inschrijvingsbewijs, geldige verzekeringspapieren en geldig keuringsbewijs,

- indien nog niet in het bezit van de organisator: het toezeggingsformulier en document voor afstand van verhaal.

ZICHTBAARHEID

De organisator voorziet per bemanning/voertuig 2 zelfklevers die zichtbaar op de zijruiten dienen aangebracht te worden voor vertrek. Het herdenkingsplaatje zal ook tegelijk overgehandigd worden maar is niet verplicht.

VERZEKERING

De organisator neemt voor het evenement een daarvoor voorziene aansprakelijkheidsverzekering. De polis dekt de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisator en de deelnemers gedurende het volledig verloop van het evenement. U kunt indien u wenst een kopie verkrijgen op aanvraag.

De deelnemer is enige verantwoordelijke voor materiele schade verricht door zijn voertuig. In geen enkel opzicht kan de organisatie hiervoor verantwoordelijk gesteld worden.

GEDRAGSREGELS

Met het invullen van het toezeggingsformulier, bevestigd de deelnemer akkoord te gaan met het huishoudelijk reglement van de rondrit en ontslaat zo de organiserende vereniging en haar leden alle verantwoordelijkheid jegens haar en haar eigendommen.

De deelnemers gaan hierdoor ook akkoord om zich aan het reglement te houden en stemmen in met de genomen beslissingen van de organisator. Alle onvoorziene omstandigheden die niet in het huishoudelijk reglement vermeld staan worden door de organisatie afgehandeld en zijn definitief.

De organisator zal geen enkele claim accepteren vanwege het vriendelijke karakter van de rondrit.

De organisator behoudt zich het recht wijzigingen aan te brengen aan het huishoudelijk reglement en het programma van de dag indien hij zich wegens omstandigheden genoodzaakt voelt.

HOUDING

Hou het hoffelijk!

Elke deelnemer dat op punt staat om ingehaald te worden, voorziet de inhaler van voldoende plaats om dit veilig te doen van zodra de weg het toelaat.

Elk onveilig of onvriendelijk gedrag, zoals met opzet de weg hinderen voor andere weggebruikers en/of deelnemers, zal door de organisatie afgestraft worden door uitsluiting van verdere deelname aan de rondrit en toekomstige evenementen.

Verbale en niet-verbale grofheden jegens de organisator, de medewerkers en andere deelnemers worden niet getolereerd.

BEELDRECHTEN EN BESCHERMING OP DE PRIVACY

Bij het ondertekenen van het toezeggingsformulier, verklaart de deelnemer afstand te doen van zijn/haar rechten op de foto’s en ander beeldmateriaal genomen tijdens het evenement waarbij hij/zij of zijn/haar voertuig op figureert. Hij geeft hierbij ook de toestemming aan de organisatoren van de Begelux Rally 2021 om het beeldmateriaal vrij te gebruiken voor promotionele doeleinden.